El módulo de Contabilidad de Multiwork es el pilar financiero del ERP. Su función principal es centralizar y estructurar de forma automática toda la información transaccional generada por los módulos operativos (Facturación, Inventarios, Bancos, etc.), transformándola en estados financieros y libros legales para la toma de decisiones estratégicas y el cumplimiento fiscal.
⚙️ 1. Ajustes (Configuraciones y Estructuras Maestras)
En esta sección se definen los cimientos y las reglas contables bajo las cuales operará la empresa:
- Cuentas Contables: Permite diseñar, editar y organizar el Catálogo de Cuentas institucional (Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos) con sus respectivos niveles de mayor y detalle.
- Conceptos de Transacciones: Configuración de las plantillas y reglas de automatización que dictan cómo se mapea cada operación del negocio hacia las cuentas contables (evitando la digitación manual repetitiva).
- Estructura de Presupuesto: Herramienta para modelar y definir los límites y proyecciones financieras aplicables a las cuentas de la empresa durante un periodo fiscal.
- Estructura de Estado de Resultado: Permite personalizar la presentación del reporte de ganancias y pérdidas de acuerdo a los requerimientos específicos de la gerencia o auditores.
- Centros de Costos: Configuración de dimensiones analíticas para segmentar los gastos e ingresos por departamentos, proyectos, sucursales o líneas de negocio.
- Partidas Recurrentes: Plantillas para programar asientos contables fijos o repetitivos que se ejecutan mes a mes (ej. depreciaciones, amortizaciones o alquileres).
- Apertura/Cierre de Módulos: Control de periodos contables que permite bloquear o habilitar meses específicos para evitar modificaciones accidentales en transacciones ya auditadas.
🔄 2. Procesos (Operación Financiera y Diaria)
Aunque la mayor parte de la contabilidad en Multiwork es automática, esta sección permite revisar los auxiliares y realizar ajustes manuales directos:
- Cuentas por Cobrar: Pantalla de supervisión de la cartera de clientes, permitiendo auditar la integración de saldos provenientes del módulo de facturación.
- Cuentas por Pagar: Monitoreo y conciliación de las obligaciones comerciales con proveedores registradas en el sistema.
- Partidas de Diario: Formulario para la creación y postulación manual de asientos contables extraordinarios que no provienen de un documento operativo (ej. ajustes de cierre o reclasificaciones).
- Libro de Diario: Registro cronológico detallado de todos los asientos y transacciones que han afectado la contabilidad del sistema.
- Libro Mayor: Vista organizada que resume los movimientos de débitos, créditos y saldos acumulados cuenta por cuenta.
📊 3. Reportes (Estados Financieros y Auditoría)
Herramientas de consulta y reportería oficial indispensables para la gerencia, juntas directivas y entes reguladores:
- uditoría de Módulos: Reporte técnico de control diseñado para asegurar que los saldos de los módulos auxiliares (Inventarios, Bancos, etc.) cuadren perfectamente con las cuentas de la contabilidad general.
- Cierres Contables: Consultas y estados del proceso de cierre mensual o anual del ejercicio financiero.
- Reportes Contables: Listados y auxiliares generales configurables por fechas y rangos de cuentas.
- Estado de Resultado: Reporte financiero que muestra la rentabilidad neta (ingresos, costos y gastos) acumulada en un periodo determinado.
- Balance General: Estado de la posición financiera que consolida la ecuación contable básica: lo que la empresa posee (Activos), lo que debe (Pasivos) y su patrimonio neto.
- Balanza de Comprobación: Listado de todas las cuentas con sus saldos deudores y acreedores, fundamental para verificar el balance de sumas iguales antes de generar estados oficiales.
- Presupuesto Ejecutado: Análisis comparativo que contrasta los montos reales gastados o ingresados frente a las proyecciones configuradas en la estructura de presupuesto.
- Flujo de Efectivo: Reporte financiero que detalla las entradas y salidas reales de dinero en caja y bancos, clasificadas por actividades de operación, inversión y financiamiento.
- Histórico de Pagos Clientes: Registro consolidado del comportamiento de pagos y abonos realizados por la cartera de clientes en el tiempo.
- Histórico de Pagos Proveedores: Detalle cronológico de las cancelaciones y amortizaciones de deudas efectuadas a los proveedores.